O úkolovníku v Gmailu jsem psal už v prosinci (Gmail se rozšířil o správce úkolů) a tehdy jsem ho také poprvé vyzkoušel. Od trvalého používání mne odradilo, že nejde přesouvat úkoly mezi seznamy, což je pro správu úkolů založenou na metodice GTD zásadní vada.
Nedávno však byl tento nedostatek napraven. Úkoly (včetně případných podúkolů) již přesouvat mezi seznamy jde (rozbalovací nabídka Přesunout do seznamu resp. Move to list v detailu úkolu) a navíc lze jeden úkol rozdělit na dva (klávesou Enter při editaci v seznamu) nebo dva úkoly spojit do jednoho (klávesou Backspace). Pro plnohodnotné GTD tedy chybějí už jen projekty a kontexty, které ovšem nepotřebuje každý.
Jak úkolovník pro jednoduché GTD použít popisuje Simon Mackie v článku Getting Things Done with Gmail Tasks (Web Worker Daily, 16. 3. 09). V podstatě stačí si vytvořit pět seznamů -- Inbox, Další akce (Next actions), Odloženo (Deferred), Delegováno (Delegated) a Někdy/možná (Somday/maybe). Vyzkoušel jsem a ve srovnání s ostatními GTD aplikacemi se mi líbí hlavně tři věci:
- Perfektní integrace s e-mailem. Libovolný e-mail mohu přesunout do úkolů příkazem Add to Tasks z menu More Actions.
- Volnost, s jakou mohu s úkoly šoupat v rámci seznamu nahoru a dolů. Připadá mi to přirozenější a spolehlivější, než nastavování číselných priorit a termínů, podle kterých jiné systémy úkoly řadí.
- Snadno mohu úkoly sdružovat do "nadúkolů", resp. členit na "podúkoly". To je velká výhoda, pokud se úkoly skládají z více kroků.
Na druhou stranu musím přiznat, že mi dost chybí projekty. Mám jich hodně a abych se v úkolech vyznal, musím psát název projektu do každého úkolu. To je zbytečná práce, je to nepřehledné a náchylné k chybám. Kontexty mi chybí méně, protože už skoro nikde jinde než doma u počítače nepracuji. Upozorňování na termíny mi nechybí vůbec, ale věřím, že mnoha uživatelům bude chybět hodně.
Na závěr ještě upozorním, že Gmail Tasks nemusíte používat jen přímo v Gmailu. Existuje také:
- verze pro mobily na adrese gmail.com/tasks (resp. pro uživatele Google Apps na mail.google.com/tasks/a/vaše_doména),
- gadget pro iGoogle,
- verze pro aplikační okno Chromu, Prismu nebo pro postranní panel Firefoxu na adrese https://mail.google.com/tasks/ig.
O googlím úkolovník psal nedávno také Vít Šebor v článku Google Tasks: tohle mi vážně chybělo (Mít vše hotovo, 18. 3. 09).
Marku, jen pro zajímavost: kolik projektů / úkolů tam máš? – Připadá mi, že pokud člověk dělá v zásadě na jedné věci, může být takovýto jednoduchý systém dostačující, ale GTD má smysl právě pro zvládání velkého množství úkolů, jinak se dá použít celkem cokoliv…
OdpovědětVymazatMatěji, v aktuálním seznamu (next actions) mívám mezi 10-20 úkoly. V someday/maybe jsem jich nastřádal už skoro dvě stovky, a to nejsou rozpracované do podúkolů :-)
OdpovědětVymazatTen gadget pro iGoogle je vážně skvělý, když se nainstaluje vícekrát, tak je možné mít na stránce několik různých seznamů otevřeno najednou, takže jsem si na hlavní stránku igoogle dal seznam s dnešními úkoly a vytvořil další kartu, kde mám najednou otevřených tolik seznamů, kolik potřebuji. Ještě by bylo fajn pro toho, kdo má více seznamů kdyby bylo z minimalizovaného seznamu poznat čeho se týká ( je tam pouze Tasks (Labs), ale já mám jenom 6 seznamů, tak je neminimalizuji, všechny se mně vejdou na displej otevřené.
OdpovědětVymazatJde klávesovou zkratkou označit úkol za splněný?
OdpovědětVymazatJinak, nevím jestli se to už změnilo nebo o datumu píšete v jiném kontextu, ale vidím tam možnost přiřadit úkolu datum.
A tenhle tweak chybějící projekty to neřeší?
OdpovědětVymazatHevere, o klávesové zkratce na označení splněného úkolu nevím. Termín tam je, to ano, ale nejde podle něj třídit, ani se nijak automaticky nepřipomínají úkoly po termínu. Navíc nejde zakládat úkoly s opakovaným termínem (třeba každý měsíc).
OdpovědětVymazatTomku, ano, projekty by šly sdružovat do nadúkolů, jenže pak by se z toho zase vytratily priority a nešlo by jednotlivé úkoly projektů dávat do samostatných seznamů.