pondělí 22. října 2007

Getting things done, aneb jak něco dělat a dodělat

Getting Things Done (GTD) je metoda organizace práce, času, života a vůbec, kterou vymyslel a ve stejnojmenné knize popsal David Allen. Jejích definic najdete po webu plno. Začít můžete třeba ve Wikipedii (anglicky), i když je tam GTD popsána možná zbytečně složitě a abstraktně. Ve skutečnosti jsou klíčové zásady Getting Things Done velmi jednoduché:

  • Vše, na co musíte či chcete myslet, vhoďte do nějaké krabice. V GTD se jí vznešeně říká inbox. Inboxů můžete mít víc, vůbec nemusí vypadat jako skutečné krabice a nemusí být ani moc in. Může jít o zápisník, PDA, textový soubor, hlasový záznamník apod. Některé inboxy jsou jimi tak nějak od přírody a nic do nich nemusíte házet, protože to tam padá samo -- třeba složka došlé pošty e-mailového klienta.
  • Když zrovna nemáte co na práci, projděte jednotlivé položky ve všech krabicích (nebo si je před tím sesypejte do jedné) a s každou proveďte jeden z následujících úkonů:
    • Pokud vyžaduje práci, která zabere méně než dvě minuty, udělejte ji.
    • Pokud vyžaduje práci, kterou může udělat někdo jiný, přehoďte ji na něj.
    • Ostatní položky vyžadující nějakou práci odložte do jiné krabice.
    • Položky nevyžadující práci buď zahrabejte do speciální krabice, jejíž obsah nikdy neprocházíte, nebo je prostě zahoďte.
  • Dál už jsou důležité jen ty krabice, do kterých jste přesunuli položky vyžadující nějakou akci. Tyto krabice slouží pro:
    • Další kroky (next actions). Sem patří to, co by se mělo udělat brzy, ale není před tím potřeba dokončit nic jiného.
    • Projekty (projects), které vyžadují více dílčích, často na sebe navazujících kroků. Každý projekt by měl mít jednu položku i v krabici dalších kroků.
    • Čekající (waiting for). Sem dáte vše, co zatím nemůžete udělat, protože na někoho či něco čekáte.
    • Někdy/možná (someday/maybe). Sem odložíte vše, co možná někdy uděláte, a když ne, svět se nezboří.
  • Každé akci (úkolu, kroku) přiřaďte kontext. Jedná se o místo, kde můžete na úkolu pracovat, nebo prostředky, které potřebujete k jeho splnění. Kontextem tedy může být například kancelář, veřejná doprava, telefon nebo internetové připojení.
  • Když se zrovna nenimráte ve svém dokonalém GTD systému, pracujte -- tj. vytahujte z krabice Další kroky jednotlivé úkoly s aktuálním kontextem a plňte je.
  • Jednou za týden projděte všechny krabice a podle toho, co v nich vidíte, si buď obdivně poklepejte na rameno, nebo si vynadejte. David Allen tomu říká review (česky asi revize) a tvrdí, že to je důležité. Já to nedělám, protože by mi to zkazilo náladu na celý další týden.

A to je všechno, nebo aspoň skoro všechno. Píšu tady o tom proto, že GTD je ideální metoda pro zvládání informační exploze. Uplatní se při vyřizovaní elektronické pošty, sledování RSS kanálů apod. Až o těchto praktických aplikacích budu později psát, budete už aspoň vědět, o co v GTD jde.

Upozornění: Getting Things Done a GTD jsou registrované ochranné známky The David Allen Company.

13 komentářů:

  1. Odporúčam aj preštudovať http://www.43folders.com, nájdete tu niekoľko vhodných tipov - pre prácu s mailami, organizáciu života, ... atď :)

    OdpovědětSmazat
  2. Skvěle, výtah z celé knihy na jedné stránce. Nezasloužilo by si toto téma trochu víc prostoru?
    Systém GTD používám, nejvíc si mě získal, když jsem podle něj začala třídit hromadu letitých papírů a skutečně jsem je VŠECHNY dokázala správně zařadit.

    OdpovědětSmazat
  3. Ivano, díky za komentář. Máte pravdu, že by si GTD zasloužilo mnohem víc prostoru, ale já nemám moc rád suché teorie. Chtěl bych proto GTD ukazovat spíš na praktických příkladech s konkrétními aplikacemi.

    Škoda, že Allenova knížka ještě nevyšla česky (nebo o tom aspoň nevím). V zahraničí je to bestseller, u nás vydavatelé spí.

    OdpovědětSmazat
  4. Je k tomu, abychom se podrželi tématu, nějaký nepřekombinovaný online nástroj (něco jako mind42 pro mapy)?

    OdpovědětSmazat
  5. Martine, online nástrojů pro GTD je docela dost. Já znám např. Vitalist, Remember The Milk, GooTodo, Backpack a pár nadstaveb pro Gmail nebo Google Calendar. O všech bych chtěl postupně napsat.

    OdpovědětSmazat
  6. Díky Marku,

    na GTD jsem narazila asi před 2 týdny a dost mě zaujalo. Koncem týdne se ke mě dostane i kniha a začnu "nasazovat" GTD u sebe do života.

    Každá praktická rada a příklad bude dalším povzbuzením v použití GTD.

    OdpovědětSmazat
  7. Díky za článek. V naší firmě používáme k GTD Basecamp. Pro správu více projektů ideální, ovšem není tam moc možností synchronizace, např. gCalendar a pod.

    K osobní/pracovní jsem používal Remember The Milk špičkový nastroj navíc v češtině ovšem narazil jsem na problém že né vždy mám u sebe zapnutý notebook a co si nenapíši hned zapomínám. Proto jediný kompromis co sem našel je to-do list v mobilu. Bohužel nemá tolik možností, ale mám ho vždy u sebe.

    Ideální by pro mě byla synchronizace mobil-webaplikace. Podobně jako si synchronizuji kalendář v mobilu s gCalendar. Máte nějaký tip?

    OdpovědětSmazat
  8. Od té doby co jsem objevila krásné, barevné a přehledné ťukání do svého Palma, má můj svět zcela jiný prostor. Todo/Floating Event/Appointment jsou v elektronickém kalendáři moji THE BEST. TO odklikávávání splněných úkolů si každý den s potěšením vychutnávám:-) A koukám že jsou o tom celé knihy....*L*

    OdpovědětSmazat
  9. Ak mate nahodou zaujem o podrobnejsi navod ku GTD mozete skusit: http://gtd.xfor.sk/navod.html
    Na strankach sa nachadza aj modifikovana d3 TiddlyWiki v slovenskej a anglickej verzii:
    http://gtd.xfor.sk/archives/2006/10/entry_5.html

    OdpovědětSmazat
  10. Re: Marku, zjistil jsem, že Allenova knížka letos (snad?) má vyjít v češtině - krátká zpráva je na tomto webu - www.melvil.cz, snad tam bude časem víc informací!!

    OdpovědětSmazat
  11. fakt, vychází to česky!! už jsem se tam zaregistroval, chci ji mít PRVNÍ!

    OdpovědětSmazat
  12. Review = shrnutí. Není to sice doslovný překlad, zato je český :-)

    OdpovědětSmazat
  13. Dobrý den, v rámci mé bakalářské práce vyvíjím aplikaci pro Windows Phone 7, zaměřenou na metodu GTD. Rád bych Vás požádal o vyplnění krátkého dotazníku, který dále budu využívat pro vytvoření co nejvíce uživatelsky příjemné a především užitečného aplikace.

    Link: https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?hl=en_US&formkey=dGJITWcxY2xWMjA1bTI3MnBiUFVEMHc6MQ#gid=0

    OdpovědětSmazat

Děkuji za váš čas věnovaný článku a za váš komentář. Všechny věcné připomínky, doplnění či otázky k danému článku rád zveřejním. Osobní vzkazy autorovi nebo jiné příspěvky bez informační hodnoty pro ostatní čtenáře budou z komentářů odstraněny, uvítám je však na adrese marek@sovavsiti.cz.