Getting things done, aneb jak něco dělat a dodělat

Getting Things Done (GTD) je metoda organizace práce, času, života a vůbec, kterou vymyslel a ve stejnojmenné knize popsal David Allen. Jejích definic najdete po webu plno. Začít můžete třeba ve Wikipedii (anglicky), i když je tam GTD popsána možná zbytečně složitě a abstraktně. Ve skutečnosti jsou klíčové zásady Getting Things Done velmi jednoduché:

• Vše, na co musíte či chcete myslet, vhoďte do nějaké krabice. V GTD se jí vznešeně říká inbox. Inboxů můžete mít víc, vůbec nemusí vypadat jako skutečné krabice a nemusí být ani moc in. Může jít o zápisník, PDA, textový soubor, hlasový záznamník apod. Některé inboxy jsou jimi tak nějak od přírody a nic do nich nemusíte házet, protože to tam padá samo -- třeba složka došlé pošty e-mailového klienta.
• Když zrovna nemáte co na práci, projděte jednotlivé položky ve všech krabicích (nebo si je před tím sesypejte do jedné) a s každou proveďte jeden z následujících úkonů:
  • Pokud vyžaduje práci, která zabere méně než dvě minuty, udělejte ji.
  • Pokud vyžaduje práci, kterou může udělat někdo jiný, přehoďte ji na něj.
  • Ostatní položky vyžadující nějakou práci odložte do jiné krabice.
  • Položky nevyžadující práci buď zahrabejte do speciální krabice, jejíž obsah nikdy neprocházíte, nebo je prostě zahoďte.
• Dál už jsou důležité jen ty krabice, do kterých jste přesunuli položky vyžadující nějakou akci. Tyto krabice slouží pro:
  • Další kroky (next actions). Sem patří to, co by se mělo udělat brzy, ale není před tím potřeba dokončit nic jiného.
  • Projekty (projects), které vyžadují více dílčích, často na sebe navazujících kroků. Každý projekt by měl mít jednu položku i v krabici dalších kroků.
  • Čekající (waiting for). Sem dáte vše, co zatím nemůžete udělat, protože na někoho či něco čekáte.
  • Někdy/možná (someday/maybe). Sem odložíte vše, co možná někdy uděláte, a když ne, svět se nezboří.
• Každé akci (úkolu, kroku) přiřaďte kontext. Jedná se o místo, kde můžete na úkolu pracovat, nebo prostředky, které potřebujete k jeho splnění. Kontextem tedy může být například kancelář, veřejná doprava, telefon nebo internetové připojení.
• Když se zrovna nenimráte ve svém dokonalém GTD systému, pracujte -- tj. vytahujte z krabice Další kroky jednotlivé úkoly s aktuálním kontextem a plňte je.
• Jednou za týden projděte všechny krabice a podle toho, co v nich vidíte, si buď obdivně poklepejte na rameno, nebo si vynadejte. David Allen tomu říká review (česky asi revize) a tvrdí, že to je důležité. Já to nedělám, protože by mi to zkazilo náladu na celý další týden.

A to je všechno, nebo aspoň skoro všechno. Píšu tady o tom proto, že GTD je ideální metoda pro zvládání informační exploze. Uplatní se při vyřizovaní elektronické pošty, sledování RSS kanálů apod. Až o těchto praktických aplikacích budu později psát, budete už aspoň vědět, o co v GTD jde.

Upozornění: Getting Things Done a GTD jsou registrované ochranné známky The David Allen Company.