pondělí 17. března 2008

10 úkolů, které zvládnou Dokumenty Google lépe než MS Office

Dokumenty Google Beta Přestože bývají Dokumenty Google občas nazývány Google Office, se skutečnou kanceláří od Microsoftu se mohou měřit těžko. Z jejích funkcí nabízejí sotva 10 procent. Na druhou stranu ale umí věci, které se mi z MS Office nepodařilo vyloudit ani za 10 let intenzivního používání:

  1. Spolupráce více lidí na jednom dokumentu. Potřebujete napsat delší text společně s kolegy? Ve Wordu je to utrpení, v Google Docs hračka.
  2. Vedení evidence určené více lidem. V tabulkách Google evidujeme např. firemní knihovnu. Každý do tabulky zapíše, jaké knihy si půjčil, a všichni mají přehled.
  3. Publikování živých grafů a dat na webu. Chcete na webu publikovat nějaký graf? Není nic snažšího, než ho vytvořit v tabulkovém editoru Google a vložit do libovolné stránky. Příklad grafu najdete např. v článku Jak vytvořit graf se dvěma měřítky v tabulkách Google. Podobně jako grafy lze zveřejnit i celé tabulky. O publikování aktualizací se pak již nemusíte starat -- probíhají automaticky.
  4. Jednorázové publikování na webu. Nemáte vlastní stránky? I tak můžete kterýkoli dokument, tabulku či prezentaci na Webu zveřejnit. Takto jsem třeba publikoval svůj tahák klávesových zkratek pro Gmail.
  5. Načítání a zpracování dat z internetu. Tabulky Google umějí načítat aktuální data z webových stránek a veřejně přístupných textových či XML souborů. Tady je příklad, jak načítat kurzy měn ČNB.
  6. Výkazy pro nadřízené či klienty. V tabulkách Google vedu různé výkazy, do kterých mohou kdykoli nahlížet nadřízení či klienti. Nemusím je upozorňovat, že jsem do výkazu něco přidal. Vidí to okamžitě sami a mají jistotu, že je neustále aktuální.
  7. Zápis z jednání. Zapisovatel pořizuje zápis v Google Docs. Ostatní účastníci na svých laptopech ihned vidí, co píše, a mohou mu do toho mluvit.
  8. Příprava na jednání. Poznámky k jednání si napíšu v Googlu a při jednání je pak mám před sebou v telefonu. Bez synchronizace a tudíž bez rizika, že je zapomenu doma. Totéž se hodí pro jakýkoli text, který můžete někdy potřebovat v terénu.
  9. Automatické verzování. Chcete se vrátit ke starší verzi dokumentu? Jde to, i když zapomenete zapnout verzování. Vše se verzuje automaticky a neustále.
  10. Psaní článků pro blog. Textový editor Google Docs jde propojit s různými blogovacími systémy a publikovat články pak můžete přímo z něj.
  11. Jedenáctá výhoda jako bonus: Nikdy nemusíte instalovat nové verze.

MS Office už asi rok nepoužívám a třeba se mezi tím naučila něco nového. Budu proto rád, když mne doplníte či opravíte v komentářích.

22 komentářů:

  1. "Spolupráce více lidí na jednom dokumentu." Jak tohle funguje?

    OdpovědětVymazat
  2. [1] Jednoduše. Můžete dokumenty sdílet, takže je může upravovat více lidí. A pokud zrovna upravujete stejný dokument, vidíte, kdo všechno s vámi zároveň upravuje a také se vám tam téměř živě projevují změny, které provádí. Je to geniální.

    OdpovědětVymazat
  3. Na to se dá odpovědět jedním URL:

    http://workspace.office.live.com/

    Rozšíření možností Office o online sdílení a spolupráci, při zachování komfortu, který tento nejlepší kancelářský balík nabízí..

    OdpovědětVymazat
  4. Doplnění pro ty co neznají - Office Live Workspace umožňuje sdílet nejenom Word, Excel, PowerPoint a další soubory, ale také psát poznámky, a vytvářet společné kalendáře, seznamy, úkoly a databáze kontaktů.

    Editace se provádí přímo přes Office 2007 (či 2003) aplikace, takže si udělám subscription na daný (třeba) seznam kontaktů do Outlooku, a přímo tam pohodlně edituji a vidím veškeré změny, zatímco je to automaticky v pozadí publikováno i na webu.

    Samozřejmě to mohu editovat i na webu samotném, pokud nemám onen Outlook.

    Do Wordu a Excelu je doplněna volba Open from Live / Save to Live, vytváří se samozřejmě i revize.

    OdpovědětVymazat
  5. "Google Office" taky používám už delší dobu, hlavně Gmail, Calendar a Notebook. Ješte bych ale přeci jenom dodal jednu výhodu oproti MS Office - je to zdarma :-)

    OdpovědětVymazat
  6. A na Google Docs se dají hrát piškvorky.

    OdpovědětVymazat
  7. Psaní článků pro blog .. to zní moc hezky, o tom jsem nevěděl, díky za to ...

    OdpovědětVymazat
  8. Aplikacím typu Google Docs fandím, jednou budou tvořit majoritu v tomto segmentu. Přesto s článkem nemohu moc souhlasit.

    Na první pohled je vidět že se porovnává pouze Word + Excel a říká se tomu MS Office, ale jen ty dva programy nejsou Office ;-)

    Třeba bod 7. mi přijde ideální pro Microsoft Office OneNote, dokonce jsme ho před caa 3 roky používali přesně popsaným způsobem :-D

    I s tím sdílením je to účet bez hostinského. Způsobů jak to lze v Office řešit je hned několik a to až do úrovně SharePoint portálu.

    Zkuste se kromě Wordu, Excelu a PowerPointu podívat i na

    * Office Groove
    * Office OneNote
    * Office InfoPath
    * Office Outlook
    * Office Publisher

    Případně i

    * Office Access
    * Office Visio

    a nebo dokonce na SharePoint.

    ;-)

    Argument, že nemusím nikdy instalovat novou verzi je také fajn (i když řešitelný za další peníze i s Office a trochu řízeněji než se mi bez mého vědomí aplikace prostě změní pod rukama, což typycky ve velkých firmách by zabilo helpdesk)

    Výhoda Google Docs je nyní v jejich jednoduchosti, tím, že velmi hezky pokrývají nějaký specifický úsek trhu, který z pohledu takto hostované aplikace je logicky daný apod.

    Zajímavé by bylo i cenové srovnání, to bych viděl jako jasný bod pro Google Docs.

    Pojďme se o tom bavit, ale srovnávejme srovnatelné ;-)

    OdpovědětVymazat
  9. 5. Do Excelu se dají vkládat třeba kurzy ČNB "živě".

    Je to tam pod Data, Import jako "Nový webový dotaz", importuje to vždycky po celých tabulkách - s hodnotami se pak dá pracovat ve funkcích a výpočtech (=A1/B1) stejně jako s jinými daty.

    OdpovědětVymazat
  10. Myslím, že by to šlo shrnout asi tak, že Marek Prokop naprosto neví o čem píše a měl by se trošku více rozhlížet kolem sebe ;-)

    OdpovědětVymazat
  11. Radek Hulán: Office Live mohou umět cokoliv, ale dokud nebudou zdamra (nechci si kvůli nim kupovat Windows nebo Mac) a nebudou blokovány pod jiným OS než Windows nebo Mac OS X, těžko mohou konkurovat Google Docs nebo Zoho.

    OdpovědětVymazat
  12. To Jan Bednařík: Ale jistě že Office může konkurovat, jinak by se neprodával, ale správná otázka v čem a pro jaký segment ;-)

    ps. Případně jak dlouho :)

    OdpovědětVymazat
  13. Odpovídám Radkovi Hulánovi:

    Vývoj Office Live Workspace sleduji. Je to jistě zajímavý projekt, který základní MS Office rozšiřuje o mnoho užitečných funkcí. Přesto ale to hlavní, co vyzdvihuji u Dokumentů Google, zatím neumí -- spolupráci v reálném čase. Dále si nejsem jist přístupem z mobilních telefonů.

    Mimochodem, zajímavé srovnání vyšlo před pár dny na ReadWriteWebu: Office Live Workspace vs Google Docs: Feature-by-Feature Comparison.

    Odpovídám Petrovi Šnajdrovi:

    Máte pravdu, že jsem uvažoval jen Word a Excel, protože je znám nejlépe. Zároveň jsem chtěl ale udržet počet programů v rozumných mezích, takže ani za stranu Googlu jiné aplikace než textový a tabulkový editor nezmiňuji. I když mám rád specializované aplikace, připadá mi praktické, když mohu psát zápis z porady stejným textovým editorem, jakým píši třeba dopisy nebo články.

    Z dalších součástí Office, které jmenujete, znám dobře (i když ve starších verzích) Outlook, Access a Viso, povrchně Publisher a SharePoint. Nevím o tom, že by řešily v článku uvedené úkoly tak jednoduše jako Google, ale vyloučit to nemohu.

    Mimochodem, zapomněl jste na Windows Live Writer, který řeší bod 10 (psaní pro blog). Bohužel ale nezvládá nejlépe češtinu (přestože je lokalizovaný) a navíc k němu mám stejnou výtku, jako o dva odstavce výše -- nechci pro různé (ale zároveň velmi podobné) typy textů používat různé textové editory s různým ovládáním.

    Jinak souhlasím s tím o jednoduchosti i o srovnávání nesrovnatelného. Ostatně hned v úvodu článku píšu, že Dokumenty Google se mohou s Microsoft Office měřit jen těžko. Proto je jako celek nesrovnávám a vybral jsem jen pár funkcí, ve kterých je Google dle mého názoru lepší. Klidně to můžete brát tak, že ve všem ostatním je lepší Microsoft :-)

    OdpovědětVymazat
  14. Tak pak se v tom v podstatě shodujeme :-)

    Já osobně vidím budoucnost spíše v aplikacích typu Google Docs, ale tam kam se dostal Microsoft s Office to je zatím nedostižné, ale je otázka zdali všichni lidi to až tak potřebují :-)

    A o tom to je a v tom sice funkčně slabší, ale lépe do prostředí integrovaný balík aplikací může mít paradoxně navrh.

    OdpovědětVymazat
  15. Zajímalo by mě, co se stane, pokud Google zkrachuje, zpoplatní, nebo zruší tyto služby, ztratí, či zkompromituje data, nebo cokoliv, co se může u takto uložených dat stát. Svěřit své dokumenty službě, která je centralizovaná, chráněná pouze primitivním heslem a v podstatě bez jakýchkoliv záruk může jen:
    a) blázen
    b) obyčejný člověk, který žádné důležité dokumenty nemá.

    Z toho mi vyplývá, že Google docs je nástroj, vhodný pouze na prkotiny, jako zmíněné zápisy z jednání, či přípravu na jednání, soukromé články, jednoduché výkazy pro malé komunitní projekty, či jakoukoliv jinou náhražku databáze. Tudíž v podstatě nepoužitelné.

    OdpovědětVymazat
  16. Petře, také si myslím, že si rozumíme.

    Lokutusi, máte pravdu, že bezpečnost vlastních dat uložených na cizím serveru je třeba brát u všech webových aplikací vážně. Je to ale spíše téma na samostatný článek. Pokud se považujete za odborníka a chtěl byste se na něm jako oponent podílet, kontaktujte mne, prosím, na adrese marek@sovavsiti.cz. Děkuji.

    OdpovědětVymazat
  17. 1. Výhoda Google Docs je v jednoduchosti, proč mít program který umí spousty funkcí, když potřebuji napsat pouze jednoduchý text.
    2. Výhoda je že nemusím nic instalovat, otevřu internetový prohlížeč a pracuji.
    3. Mohu mít počítač s malým výkonem a pracuji jako bych měl ten nejnovější.
    4. Když by se při psaní textu stalo něco s mým počítačem (shořel pevný disk, zaviroval se ), nepřijdu o data.
    5. Šetřím místo na pevném disku mého počítače.

    OdpovědětVymazat
  18. Marku, vážně je potřeba přistupovat k tématu stejně demagogicky jako Vy a hledat 100 úkolů, které zvládne MS Office lépe než Google Docs? Vážně je nutné vyzdvihovat sílu jednoho balíku (a i bez hlubší znalosti GDocs věřím tomu, že budu umět najít minimálně 20 protiúkolů bez delšího přemýšlení) proti slabostem balíku druhého? Nebo mi chcete tvrdit, že MS Office někdy byly vyzdvihovány kvůli kolaborativním funkcím a že by kvůli těmto absentujícím funkcím měly být zatracovány? Umíte nabídnout dalších 10 věcí, nebo je použití typu "sdílená knihovna" a "online zápis z porady" to nejsilnější co GDocs umí?

    OdpovědětVymazat
  19. Vladimíre, pokud Vás tón článku svedl k doměnce, že se jedná o jakousi soutěž, který kancelářský software je lepší, omlouvám se -- o to mi rozhodně nešlo. Snažím se na tomto blogu dělit o praktické postupy, ke kterým jsem dospěl při používání různých webových aplikací. Uvedených 10 bodů za takové praktické tipy považuji, což samozřejmě neznamená, že budou užitečné každému. Pokud pro Vás užitečné nejsou, prostě je nevyužijete.

    OdpovědětVymazat
  20. Díky, o tom živém načítání dat jsem nevěděl, velmi užitečné.

    OdpovědětVymazat
  21. Hned jsem si nadpis přeložil na: V čem mi (rozumějte Markovi) Google Docs vyhovují více než MS Office. A v tomhle duchu to dává smysl. ;-)

    Jinak musím uznat, že to je chytrej linkbait se zacílením na sociální sítě. Když jsem ten odkaz viděl už poněkolikáté, prostě jsem kliknout musel. A některá z těch použití jsou inspirativní. Třeba: zakázat lidem na poradách nosit s sebou notebooky. ;-)

    OdpovědětVymazat
  22. Když vidím jak mají někteří lidé "zabezpečené" svoje počítače, klidně mohou mít své dokumenty na Google Dokumentech i s primitivním heslem :).
    Co mohu, řeším přes Google Dokumenty, co považuji za privátní, řeším pomocí OpenOffice a mám schované pod PGP.
    Google Dokumenty jsou nprosto super. S živým načítáním z netu ještě víc:).

    OdpovědětVymazat

Děkuji za váš čas věnovaný článku a za váš komentář. Všechny věcné připomínky, doplnění či otázky k danému článku rád zveřejním. Osobní vzkazy autorovi nebo jiné příspěvky bez informační hodnoty pro ostatní čtenáře budou z komentářů odstraněny, uvítám je však na adrese marek@sovavsiti.cz.